Regulile privind eticheta de e-mail de afaceri

Utilizarea e-mailului pentru a comunica pentru afacerea dvs. poate fi convenabilă, economică și rapidă. E-mailului îi lipsește limbajul corpului și inflexiunile vocale care sunt necesare pentru a vă transmite corect punctul de vedere, așa că există câteva reguli de etichetă a e-mailurilor de afaceri pe care ar trebui să le respectați. Fără procedura de e-mail adecvată, punctul dvs. ar putea fi înțeles greșit și ar putea provoca o problemă care va necesita o comunicare personală pentru a corecta.

Utilizați limba profesională

Conform Microsoft Midsize Business Center, cel mai bine este să evitați limbajul argoului și colocviurile regionale atunci când trimiteți un e-mail. Ar trebui să utilizați un limbaj de afaceri simplu, care nu poate fi interpretat greșit. Utilizați propoziții concise de limbaj direct care vă vor permite cititorului să obțină semnificația dvs. fără a provoca o interpretare greșită.

Structura

Utilizați aceeași structură gramaticală și structură de propoziții pe care le-ați utiliza într-o scrisoare de afaceri standard. Evitați să folosiți „Internet speak”, cum ar fi „LOL”, pentru a râde cu voce tare și nu folosiți toate literele mari pentru a sublinia un punct. Utilizarea tuturor literelor mari este echivalentul strigătelor și este considerată grosolană.

Fii scurt

Un e-mail trebuie utilizat pentru a transmite un mesaj rapid, cum ar fi confirmarea unei livrări sau configurarea unei întâlniri. Un e-mail de afaceri ar trebui să fie scurt și să conțină două sau trei propoziții concise. Dacă aveți mai multe detalii de discutat pe această temă, indicați că ați dori să discutați subiectul personal sau la telefon.

Linia de subiect

Utilizați o linie de subiect care oferă o descriere foarte scurtă a e-mailului în doar câteva cuvinte și, de asemenea, includeți numele dvs. în linia de subiect, astfel încât receptorul să știe de la cine este e-mailul. Dacă nu includeți numele dvs. în linia subiectului, receptorul poate șterge e-mailul, considerând că este o piesă de marketing.

Utilizarea atașamentelor

Atașamentele sunt adesea examinate prin filtre de e-mail pe serverele companiei. Dar dacă credeți că trebuie să adăugați un atașament la un e-mail de afaceri, asigurați-vă că menționați la sfârșitul e-mailului că există un atașament și apoi dați o scurtă descriere.

Conținut HTML

Multe buletine informative folosesc conținut HTML pentru a crea un format pentru e-mail și pentru a include grafică. Pentru un e-mail de afaceri pe care îl trimiteți unui client sau unui asociat de afaceri, veți dori să evitați utilizarea conținutului HTML. Unele programe de e-mail blochează conținutul HTML, iar rezultatul poate face ca e-mailul dvs. să fie confuz de citit.