actsuriname.org

E-mailul a schimbat comunicarea facială în lumea afacerilor prin scăderea utilizării scrisorilor tradiționale de afaceri și oferind o modalitate mai rapidă de a transmite un mesaj clienților, colegilor de muncă și supraveghetorilor. Cu schimbarea tehnologică, totuși, apar inevitabilele concepții greșite despre cum să scrieți e-mailuri de afaceri. Datorită naturii sale rapide și a senzației casual, e-mailurile de afaceri nu au adesea același nivel de profesionalism și claritate ca scrisorile de afaceri, dar cu instrucțiuni, îngrijire și editare adecvate, e-mailurile de afaceri pot fi la fel de profesionale ca orice scrisoare pe hârtie.

Beneficii

Incorporarea e-mailului în afaceri a ajutat la globalizarea multor industrii din cauza transmiterii rapide a mesajelor. Indiferent dacă ați trimis o scrisoare de afaceri către New York sau Londra, înainte de e-mail și fax, comunicarea scrisă a durat mult mai mult decât acum. E-mailul economisește timp și, la rândul său, crește comunicarea și productivitatea.

Semnificaţie

Aproximativ 145 de milioane de oameni folosesc e-mailuri din motive de afaceri în America de Nord - conform Ferris Research în 2010 - în timp ce utilizatorul mediu de e-mail de afaceri trimite aproximativ 600 de e-mailuri pe săptămână. De la încorporarea sa în lumea afacerilor, e-mailul a preluat rolul principal în comunicarea de afaceri, punând presiune suplimentară pe oameni pentru a trimite e-mailuri excepționale. Datorită volumului mare de mesaje care părăsesc adresa medie de e-mail a companiei, este dificil să trimiteți în mod constant conținut perfect, corect din punct de vedere gramatical și bine structurat, dar un e-mail slab scris, nestructurat, poate avea efecte negative semnificative asupra dvs. și a companiei dvs.

Caracteristici

Un e-mail de afaceri trebuie să fie structurat eficient, deoarece majoritatea destinatarilor nu au timp să treacă prin multe texte într-un e-mail doar pentru a găsi punctul principal. E-mailurile de afaceri ar trebui să precizeze scopul mesajului la începutul textului, folosind corpul ca șansă de a lega capetele libere și de a explica punctele confuze și concluzia de a recapitula introducerea și de a emite o scurtă semnare. Cheia este să păstrați e-mailul cât mai scurt posibil fără a sacrifica informații importante sau tactul de afaceri. Funcțiile unui e-mail de afaceri sunt formulate, permițând destinatarilor să știe exact la ce să se aștepte structural și unde să caute răspunsuri.

Avertizări

În scrierea e-mailurilor de afaceri, există unele „nu trebuie” care vă vor împiedica să vă deranjeze sau să vă jignească destinatarul, precum și să vă împiedice să arătați neprofesionist. Aceste puncte ar trebui urmate religios, deoarece vă afectează în mod direct pe dvs. și afacerea dvs. și ar putea afecta relațiile cu anumite persoane.

Nu trimiteți e-mailuri HTML. Mulți oameni au conturile de e-mail setate la „Numai e-mailuri text”, astfel încât HTML va ieși ca fiind dezordonat și neorganizat, învingând scopul întregului mesaj.

Nu trimiteți atașamente sau imagini în text în e-mailurile dvs., cu excepția cazului în care vă solicită clientul. Unele persoane încă mai au conexiuni dial-up sau conexiuni de rețea lente, care adesea se blochează dacă sunt trimise atașamente nejustificate la căsuțele de intrare. Destinatarul nu va fi mulțumit dacă internetul său despachetează un atașament timp de o oră și blochează conexiunea.

Dacă trimiteți un e-mail de stoc către o grămadă de oameni, asigurați-vă că modificați toate informațiile aplicabile, astfel încât acestea să fie legate de fiecare destinatar. Începeți prin a vă adresa fiecărui destinatar după numele și / sau numele de familie și nu uitați să modificați alte detalii precum numele companiei, adresele și informațiile de contact. Oricât de dureroasă este aceasta, este mai bine decât să-i trimiți domnului Johnson directorul general un mesaj adresat Debrei Flannery, directorul de relații publice.

Păstrați informațiile delicate din e-mailuri și deconectați-vă numele de controverse. Dacă natura afacerii dvs. cu o persoană implică opinii sensibile sau vești proaste, pur și simplu sunați-o pentru a discuta problema. Există anumite mesaje la care nu doriți ca numele dvs. să fie conectat din motive personale, așa că păstrați-vă numele și nu vă fie teamă să efectuați un telefon.

Considerații

Multe dintre e-mailurile dvs. servesc drept singura dvs. șansă de a contacta un client pentru afaceri. Pe cât de frumos ar fi să poți oferi fiecărui potențial client o atenție personalizată, personal, nu este realist. E-mailurile dvs. de afaceri - de la primul la ultimul - trebuie să poarte cel mai înalt nivel de profesionalism, structură, gramatică, punctuație și concizie. Înțelegând beneficiile, semnificația, anatomia și acțiunile tabu într-un e-mail de afaceri, puteți începe să schimbați stigmatul casual asociat scrierii e-mailurilor. Înainte de a trimite e-mailul companiei dvs., citiți-l de mai multe ori și, dacă aveți pe cineva la îndemână, cereți-i persoanei respective să îl editeze. A doua pereche de ochi este întotdeauna un lucru bun.