actsuriname.org

Un e-mail eficient produce rezultatul dorit de scriitor. Dacă, de exemplu, mesajul este o cerere de informații până la o anumită dată, destinatarul va înțelege. Un e-mail eficient oferă destinatarului o înțelegere clară a intenției expeditorului. E-mailul scris greșit, în schimb, poate provoca confuzie și poate crea o opinie slabă a expeditorului. Companiile de toate dimensiunile pot atinge un standard acceptabil de comunicare scrisă, inclusiv e-mail, oferind instrucțiuni interne despre scrierea de afaceri și necesitând utilizarea unui manual de stil.

Standarde de e-mail

Scrierea în e-mailuri trebuie să fie clară, concisă și corectă din punct de vedere gramatical. Gramatica slabă, ortografia greșită și structura incorectă a propozițiilor pot distrage atenția cititorului. Scriitorii ar trebui să încerce să fie direcți, informativi și orientați spre soluții. E-mailurile scurte și succinte sunt ușor de citit și în mod normal reușesc să transmită mesajul. Dimensiunea ideală a mesajului poate fi de două sau trei paragrafe de cel mult cinci rânduri. Scriitorul ar trebui să precizeze scopul e-mailului la începutul mesajului și să dea rezultatul dorit - cum ar fi data scadenței pentru un răspuns - la sfârșit.

Linia de subiect

Gândiți-vă la subiect ca la titlul unui articol de ziar sau revistă. Ar trebui să fie puternic, atrăgător de atenție și legat cu exactitate de conținutul sau scopul e-mailului. Un subiect bun va atrage atenția destinatarului și îl va determina să deschidă e-mailul și să-l citească. E-mailurile de afaceri trebuie să concureze cu multe alte mesaje din căsuțele primite ale companiei. Liniile vagi de subiect ar putea face ca un e-mail important să fie eliminat sau trecut cu vederea. Acest lucru ar putea avea ca rezultat o expediere întârziată sau un client dezamăgit. Poate fi eficient să repetați o dată scadentă în linia subiectului.

Conţinut

Salutările trebuie personalizate cât mai mult posibil. Dacă nu este posibil să găsiți numele unui destinatar, e-mailul trebuie cel puțin adresat unui departament. Un e-mail fără un destinatar desemnat ar putea dispărea necitit. Nu ar trebui să existe mai mult de un subiect pe e-mail. Dacă un membru al personalului comunică unui departament sau unei persoane despre trei subiecte separate, ar trebui să trimită trei e-mailuri. În acest fel, fiecare linie de subiect va continua să aibă sens în e-mailurile și răspunsurile ulterioare. Utilizarea tuturor literelor majuscule sau a aldinelor pentru accent trebuie redusă la minimum. Această practică poate fi enervantă pentru destinatarii cărora nu le pasă de astfel de indicii vizuale. Blocul de semnături al e-mailurilor comerciale ar trebui să includă informații complete de contact.

Manual de stil

O modalitate de a minimiza problemele de e-mail la locul de muncă este crearea unui manual de stil care să informeze angajații despre modul corect de comunicare electronică. La început, compania ar putea sfătui membrii personalului să se refere la una dintre ghidurile disponibile în librării. Compania ar putea adopta anumite modalități de a efectua comunicarea prin e-mail din carte și din alte surse. În cele din urmă, ar exista suficiente informații la îndemână pe care compania le-ar putea compila în propriul manual de e-mail.