actsuriname.org

Construirea unui program de contabilitate care protejează integritatea financiară a unei companii depinde de aplicarea câtorva principii cheie. Acestea sunt în general cunoscute sub numele de controale interne.

Termenul „control intern” ne aduce de obicei în minte controlul fraudelor. Cu toate acestea, acesta este doar un aspect al controalelor din sistemele contabile. Celelalte sunt operațiuni eficiente și eficiente, raportare fiabilă și respectarea legilor și reglementărilor aplicabile.

Prevenirea fraudei contabile

Frauda costă afacerile mici din Statele Unite în medie 6% din venituri. Aceasta se ridică la aproximativ 400 de miliarde de dolari pe an. Un departament de contabilitate organizat corespunzător este prima linie de apărare împotriva acestei pierderi.

Însuși departamentul de contabilitate trebuie să fie liber de posibilitatea de a elimina fondurile sau activele companiei. Pentru a preveni plățile sau achizițiile neautorizate, diferitele funcții de plătit a conturilor, cum ar fi comanda, aprobarea facturilor, tăierea cecurilor, semnarea cecurilor și reconcilierea contului bancar, ar trebui să fie gestionate de diferite persoane. Acest lucru poate fi dificil de realizat într-un birou mic, dar este încă posibilă monitorizarea atentă a activității bancare prin proprietate.

În mod similar, colectarea încasărilor de numerar și a rambursărilor de mărfuri trebuie, de asemenea, gestionate de mai mulți angajați pentru a reduce riscul.

Alte preveniri ale fraudei

De asemenea, departamentul de contabilitate ar trebui să fie responsabil pentru urmărirea bunurilor corporale deținute de companie. Trebuie păstrat un inventar al articolelor precum scule, echipamente de birou și utilaje. Cel puțin o dată pe an, fiecare articol trebuie localizat și înregistrat fizic. Articolele de cheltuieli trebuie să fie deconectate angajaților, care vor fi responsabili pentru îngrijirea lor.

Mai important decât controalele, promovarea unui mediu de lucru pozitiv reduce frauda angajaților și crește productivitatea. Stabiliți un cod de etică care să se aplice tuturor. Ascultați angajații și stabiliți un program pentru asistarea celor cu probleme. Angajații care se gândesc la companie ca la o familie vor contribui mai mult la succesul acesteia.

Raportare exactă

Un sistem de control intern asigură furnizarea de informații financiare în timp util și corecte către conducere. Urmărirea regulată a termenelor intermediare în ciclul contabil asigură livrarea la timp a informațiilor. Procedurile elaborate cu atenție vor promova coerența și acuratețea.

Personalul care trebuie plătit trebuie să aibă o definiție pentru fiecare dintre conturile de cheltuieli din sistem. De exemplu, o clădire de apartamente are conturi separate pentru apa utilizată în amenajarea teritoriului și apa folosită de chiriași. Combinarea plăților în aceste conturi denaturează cheltuielile --- și poate ascunde o problemă.

În mod similar, contabilii de venituri (într-un birou mic, conturile de plătit și de primit pot fi gestionate de aceeași persoană) ar trebui să primească, de asemenea, instrucțiuni privind contabilitatea consecventă a plăților primite.

Managerii trebuie să aibă posibilitatea de a revizui și explica diferențele de venituri și cheltuieli reale. Aceasta este o ultimă oportunitate de a corecta erorile contabile și oferă mai multe informații conducerii.

Funcționare eficientă și eficientă

Managementul operațional depinde de informațiile financiare furnizate de departamentul de contabilitate.

De exemplu, întreprinderile producătoare sau de construcții au nevoie de un sistem detaliat de cost al postului pentru a oferi proprietatea cu date exacte despre costul real al fiecărui post. În afacerile cu amănuntul, același lucru este valabil și în ceea ce privește costul bunurilor vândute. Fără aceste informații, aceste companii nu sunt în măsură să își prețeze în mod competitiv produsele sau serviciile. Prețul este prea mare și nu își pot vinde produsul; la un preț prea mic, fiecare vânzare reprezintă o pierdere netă pentru companie.

Plata promptă și corectă a impozitelor, inclusiv deducerile de salarizare, este, de asemenea, o funcție vitală a departamentului de contabilitate. Întârzierea plății impozitelor federale pe salarii poate duce la întârzieri de până la 15 la sută din totalul datorat și, deoarece IRS aplică plăți în ordinea în care sunt primite, o plată întârziată poate duce la plăți ulterioare care implică penalități.

Un departament de contabilitate organizat corespunzător contribuie astfel direct la rezultatul financiar al unei companii.