Eticheta faxului
Trimiterea materialelor de afaceri prin fax a devenit în mare parte computerizată, deși regulile de etichetă a comunicării de afaceri se aplică în continuare. Acest lucru este pentru a asigura o prezentare profesională și că faxurile dvs. ajung la destinatarii vizați, iar informațiile confidențiale sunt păstrate private. Eticheta faxului ajută, de asemenea, la stabilirea regulilor și a liniilor directoare interne pentru a ajuta la eficientizarea procesului de trimitere a faxului.
Identificatori de fax de ieșire
Indiferent dacă trimiteți un fax electronic sau prin fax, fiecare fax ar trebui să fie întotdeauna însoțit de informații de identificare. Aceasta ar trebui să includă numele și sigla companiei dvs., informațiile de contact și numele persoanei care trimite faxul. De asemenea, includeți data transmiterii faxului, natura și dimensiunea atașamentului și o notă care indică motivul faxului.
Fără spam
Nu utilizați aparatul de fax pentru a trimite spam sau reclame nesolicitate - acesta va irita doar clienții dvs. Limitați faxurile la informațiile solicitate și actualizări ocazionale de știri și păstrați scurt faxurile neprezentate - cel mult una sau două pagini. La fel, protejați-vă numărul de fax, astfel încât să nu fiți spam. Acest lucru vă poate lega aparatul și poate risipi hârtie și cerneală. Dă-ți numărul de fax numai după cum este necesar și descurajează trimiterea de faxuri personale de către angajați.
Protejați informațiile confidențiale
Nu plasați cursorul când alții trimit faxuri și când vedeți un fax nou în tavă, scoateți-l, întoarceți-l, introduceți-l în căsuța de e-mail a destinatarului sau livrați-l personal. Acest lucru va ajuta la păstrarea confidențialității informațiilor private. Prioritizați utilizarea faxului, dacă este necesar, pentru a vă asigura că nevoile imediate de trimitere și primire sunt acoperite mai întâi.
Reglarea faxurilor
Dacă este posibil, încredințați faxurile primite și expediate unui asistent administrativ care poate acorda prioritate nevoilor de fax și se poate asigura că documentele ajung acolo unde se îndreaptă. Acest lucru elimină necesitatea ca angajații să aștepte la coadă faxul, să verifice în mod regulat mașina sau jockey-ul pentru poziție. A avea o persoană responsabilă de această sarcină poate simplifica operațiunile și poate face faxul mai eficient.
Când nu trimiteți prin fax
Amintiți-vă că faxurile pot fi văzute de mai mulți ochi decât cei care aparțin numelui de pe copertă. Nu trimiteți prin fax informații private, cum ar fi înregistrările de personal sau datele financiare ale companiei, care ar putea fi dăunătoare în mâinile greșite. Luați în considerare livrarea peste noapte sau chiar poșta electronică pentru acest tip de date.
