Cum să gestionați și să auditați cardurile de achiziții corporative

Principiul contabil general acceptat nr. 1 interzice proprietarilor de întreprinderi mici să amestece fonduri personale și de afaceri. Cardurile de achiziții corporative - care pentru o afacere mică este mai des un card de credit de afaceri - este o soluție care oferă avantaje dincolo de asigurarea respectării de către companie a liniilor directoare GAAP. O politică strictă de gestionare a cardului de credit și audituri atât periodice, cât și aleatorii sunt vitale pentru a se asigura că emiterea achizițiilor sau a cardurilor de credit rămâne o decizie inteligentă de afaceri.

Implementați controale preventive

Cu cât o companie controlează ceea ce angajații pot și nu pot achiziționa folosind carduri de credit, cu atât afacerea va putea gestiona mai bine tranzacțiile cu cardul de credit. Începeți prin stabilirea controalelor care descurajează angajații să încerce să utilizeze o carte de vizită pentru uz personal. Colaborați cu compania de carduri de credit pentru a interzice tranzacțiile și achizițiile cu avans în numerar de la anumite companii, cum ar fi un magazin de băuturi alcoolice, un magazin de îmbrăcăminte sau un cinematograf. Stabiliți o limită lunară de cheltuieli pentru fiecare card pe baza unei așteptări rezonabile a ceea ce angajații pot cheltui în mod obișnuit în funcție de rolurile și sarcinile lor. Consultați o verificare a antecedentelor penale înainte de angajare sau luați în considerare efectuarea unei verificări a antecedentelor înainte de a emite unui angajat nou sau existent un card de credit al companiei.

Educați angajații

Stabiliți așteptări clare printr-o politică scrisă a cardului de credit și oferiți instruire formală angajaților înainte de a le emite carduri de credit, precum și instruire anuală de actualizare. O politică a cardului de credit trebuie să identifice cine este eligibil pentru a primi un card de credit al companiei, să definească responsabilitățile asociate cu utilizarea cardului și să prezinte politica de afaceri cu privire la utilizarea incorectă a cardului de credit. Ghidurile de eligibilitate pot, de exemplu, să precizeze că un angajat care deține un card trebuie să îl predea dacă angajatul este plasat într-un program de acțiuni corective dintr-un motiv legat de performanță. Responsabilitățile pot include autorizația de cumpărare și conturarea procesului de primire a chitanței cardului de credit. Furnizați fiecărui angajat o copie a politicii și solicitați fiecăruia să semneze cardul după finalizarea formării inițiale sau de perfecționare.

Revizuirea lunară a contului

Efectuați un audit lunar al utilizării cardului de credit prin reconcilierea extraselor lunare ale cardului de credit imediat după primire. Verificați soldul fiecărui card și comparați chitanțele primite de angajați cu cele de pe extrasul cardului de credit. Concentrați-vă în special pe data și ora, articolul sau articolele achiziționate și dacă achiziția a fost autorizată. După reconcilierea fiecărui cont individual, generați un raport lunar care identifică tendințele de cheltuieli, sumele cheltuite în funcție de comerciant și orice semnalizări roșii care pot indica o tentativă de fraudă a cardului de credit.

Audit de investigație

Investigați orice tranzacții neobișnuite, cu valoare ridicată în dolari sau neautorizate, descoperite într-un audit lunar al contului, efectuând un audit de investigare. În unele cazuri, acest lucru ar putea necesita doar ca un angajat să ofere o explicație mai detaliată a unei tranzacții sau a motivului care a stat la baza unei achiziții comerciale. În alte cazuri, cum ar fi atunci când un angajat este suspectat că încalcă politica cardului de credit, poate fi necesar un audit mai detaliat. Un audit detaliat sau o investigație a fraudei începe prin stabilirea cine a solicitat sau autorizat tranzacția și colectarea de informații, cum ar fi locația actuală a articolului. Ulterior, intervievați angajatul deținătorului cardului, supraveghetorul departamentului și, dacă este posibil, vânzătorul sau comerciantul pentru a obține mai multe detalii despre achiziție.