Ce se presupune a fi păstrat într-un dosar al angajaților?

Angajarea unui angajat nu este o sarcină ușoară. Compania trebuie să respecte legile de stat și federale privind ocuparea forței de muncă legate nu numai de angajarea și reținerea persoanelor fizice, ci și de aspecte precum păstrarea evidenței angajaților. În afară de obligația legală, întreprinderile trebuie să țină evidențe exacte și actuale, acest lucru poate ajuta la evitarea conflictelor în viitor. Un angajator se poate referi la înregistrări dacă apar probleme în loc să se bazeze pe memorie sau presupuneri.

Informații de bază și formulare administrative

Fișierele personalului ar trebui să conțină informații de bază despre angajat, atribuțiile sale de muncă și formularele fiscale. Elementele care îndeplinesc această definiție includ CV-ul angajatului, scrisoarea de intenție, cererea de locuri de muncă, scrisorile de referință și formularul IRS W-4. Păstrați, de asemenea, formulare administrative, cum ar fi confirmarea angajatului de a primi un manual al angajatului, oferta formală de angajare, dacă există, și o descriere a sarcinilor angajatului.

Materiale de performanță

Fișierele angajaților conțin de obicei informații referitoare la momentul în care un angajat câștigă o majorare sau primește o altă formă de recunoaștere. Conversa este, de asemenea, adevărată. Înregistrările ar trebui să documenteze reclamațiile clienților, mustrările sau măsurile disciplinare întreprinse împotriva angajatului. În această secțiune, păstrați alte materiale relevante pentru performanța angajatului, cum ar fi evaluări periodice, înregistrări de prezență și note referitoare la momentele în care dvs. și angajatul v-ați întâlnit pentru a discuta probleme.

Articolele nu sunt incluse

Angajatorii ar trebui să păstreze fișiere separate pentru informații confidențiale. Datele medicale ale angajaților și documentele referitoare la statutul de cetățenie al angajatului sunt deosebit de îngrijorătoare, cum ar fi formularul I-9. Angajatorul ar trebui să ia măsurile adecvate pentru a se asigura că informațiile confidențiale rămân sigure și nu sunt disponibile pentru inspecție generală.

Sfaturi pentru păstrarea înregistrărilor

Fiecare angajat ar trebui să aibă un fișier separat, iar angajatorul ar trebui să păstreze fișierele într-o locație sigură, blocată. Compania ar trebui să aibă proceduri pentru revizuirea periodică a fișierelor, astfel încât angajatorul să poată actualiza informații noi și să elimine informațiile vechi, după caz. Afacerea ar trebui să păstreze dosarele, chiar dacă angajatul părăsește compania. Legile statului pot avea reguli specifice de păstrare a înregistrărilor; angajatorii ar trebui să verifice legile locale înainte de a arunca orice.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found