actsuriname.org

Întreprinderile mici pot profita de apelurile de conferință pentru a evita întâlnirile costisitoare în persoană. Acest lucru este deosebit de util pentru a desfășura o întâlnire cu clienții sau clienții care se află într-un zbor cu avionul departe de locul de afaceri. Comunicarea printr-o conferință telefonică cu un client poate fi mai dificilă decât o prezentare personală, întrucât afacerea nu are avantajul de a vizualiza comunicări non-verbale și indicii de la client. În general, apelurile în conferință pot fi o opțiune viabilă, care poate economisi timp și bani.

Înainte de apel

Pentru a face o impresie bună în timpul conferinței, micul business ar trebui să completeze o listă de sarcini înainte de a efectua conferința. Aceasta include extinderea unei camere liniștite din birou unde poate fi efectuat apelul. Ar trebui să găzduiască confortabil toate persoanele incluse în apel. De preferință, aceasta ar include o masă rotundă cu telefonul în mijloc, astfel încât toată lumea să fie la distanță egală de telefon. Acest lucru va evita momentele incomode de repetare a frazelor, deoarece cealaltă parte nu a putut auzi clar.

În timpul apelului

Toți participanții la conferință trebuie să aibă o agendă în fața lor. Acest lucru va menține apelul pe drumul cel bun. În plus, ar trebui numită o persoană ca facilitator pentru apel. Această persoană va fi vorbitorul principal și se va asigura că apelul rămâne pe subiect și pe sarcină. De asemenea, facilitatorul poate introduce pe alții înainte de a vorbi sau de a răspunde la o întrebare. Eticheta corectă dictează faptul că clientul sau clientul știe întotdeauna cu cine vorbește într-o conferință.

După apel

Compilarea notelor și trimiterea prin e-mail sau trimiterea prin fax către client este un gest frumos în numele micii afaceri. Nu numai că oferă un motiv pentru urmărirea cu clientul, ci și deasupra și dincolo de serviciu. Lăsând clientul să știe din timp că acest lucru se va întâmpla, îl poate împiedica să simtă că trebuie să ia notițe cu furie în timpul apelului și, eventual, să rateze informații importante care încearcă să țină pasul cu conversația în timp ce iau notițe.

Participanți

Toți participanții la apel ar trebui să fie sfătuiți să respecte o etichetă adecvată pentru conferință în timpul apelului. Aceasta include evitarea mișcărilor inutile, foșnetul hârtiei, vorbirea din rândul său, întreruperea celorlalți și mâncarea sau băutul în timpul apelului. Unele companii mici ar putea fi avantajoase să aibă o prezentare afișată în timpul ședinței, astfel încât toată lumea să fie conștientă de punctele care trebuie făcute. Acest lucru poate, de asemenea, împiedica oamenii să vorbească unul peste celălalt și astfel să evite situațiile incomode în timpul apelului.

Considerații

Compania ar trebui să se asigure că echipamentul adecvat este disponibil pentru conferința. Apelul în așteptare și capacitatea de a întrerupe apelul printr-un sistem de interfon inter-birou ar trebui să fie dezactivate. Înainte de fiecare conferință, sistemul trebuie testat pentru a se asigura că toate funcționează corect. Dacă nu sunteți pregătit pentru conferință, puteți transmite mesajul că întreprinderea mică nu va putea gestiona în mod eficient și alte părți ale companiei. Pregătirea este esențială atunci când efectuați apeluri de conferință.