Lista de verificare a achiziționării conturilor de plătit

Fuziunile și achizițiile necesită integrarea a două sau mai multe conturi ale companiei într-un singur sistem de lucru. O afacere mică poate posta manual în evidența contabilă, în timp ce o altă companie poate utiliza un sistem software automat pentru a ajuta la păstrarea cărților. Când achiziționați conturile de plătit ale unei alte companii, planificarea este importantă. În plus, anumiți pași de bază pot ajuta tranziția să meargă fără probleme.

Opinia expertului

Jeff West, consilier senior pentru soluții la Lavante, Inc., a scris că, în experiența sa în gestionarea a peste 20 de achiziții de conturi de plătit, a constatat că variabilele din proces sunt aparent fără sfârșit. El afirmă pe site-ul Lavante că acest lucru face aproape imposibilă o formulă consecventă pentru integrare. Cu toate acestea, învățarea cât mai mult posibil despre fiecare cont poate face procesul mai ușor.

Faceți cunoștință cu personalul companiei achiziționate

Conturile de plătit sunt datorii curente, datorii pe termen scurt pe care o companie le are, în general către furnizori, care sunt furnizori de produse și servicii. Dacă este posibil, înainte de data de închidere a achiziției, întâlniți-vă direct cu persoanele A / P de la compania achiziționată. Aflați sistemul și procedurile lor contabile pentru a facilita transferul datelor către metodele și programele pe care le folosește compania achizitoare.

Aflați datele de identificare a furnizorilor

Datele furnizorului sunt fundamentul unui sistem de plată a conturilor. Compania care achiziționează trebuie să știe cum afacerea achiziționată identifică furnizorii, dacă este utilizat un sistem de numerotare sau pur și simplu numele și adresele furnizorilor. Este important să notați facturile recurente - aceleași sume și care se repetă în mod regulat, cum ar fi lunar - cu anumiți furnizori.

Cunoașteți Termenii și condițiile furnizorului

Dacă afacerea achiziționată are note cu privire la fiecare furnizor, este important să înveți specificul fiecăruia. Au existat probleme de livrare sau probleme cu produsele sau serviciile acestui furnizor în trecut? Vânzătorul necesită comenzi de cumpărare? Care este politica fiecărui furnizor privind returnările? Ce condiții de plată oferă vânzătorul? De exemplu, un furnizor poate oferi condiții de plată de 2/10, net 30. Aceasta înseamnă că, dacă factura este plătită în termen de 10 zile, se oferă o reducere de 2%. În caz contrar, suma totală se datorează în termen de 30 de zile de la data facturii.

Vorbește cu furnizorii

Este important să identificați persoana de contact de la fiecare furnizor și să vă întâlniți sau să discutați cu fiecare în timpul procesului pentru a revizui soldurile de plătit ale conturilor și noile condiții pe care le poate oferi furnizorul. Dacă un vânzător din conturile achiziționate de plătit este un duplicat al unuia pe care îl folosește afacerea achizitoare, este important să rețineți dacă termenii au fost aceiași pentru ambele companii.

Actualizarea registrelor

Atunci când toate datele sunt colectate și organizate cu privire la achiziția de conturi de plătit, aceste informații vor trebui integrate în registrul general al companiei achizitoare. Multe companii înființează conturi de plătit ca un registru secundar către registrul general. Cu toate acestea, tranzacțiile din acest sub-registru sunt înregistrate în registrul general pe măsură ce apar. Atunci când sunt scrise cecuri pentru conturile A / P achiziționate, aceste date vor trebui integrate și în registrul general al companiei.