Noțiuni de bază privind gestionarea contractelor

Proprietarii de afaceri au de jucat funcții importante atunci când vine vorba de gestionarea contractelor pe care le încheie cu furnizori, clienți și angajați. Domeniul gestionării contractelor urmărește să ofere o schemă scheletică de sfaturi și instrumente pentru a asista managerii în negocierea termenilor, redactarea contractelor, asigurarea conformității și raportarea rezultatelor. Există nouă etape în procesul de gestionare a contractelor.

Invitație la tratament

Procesul de gestionare a contractelor începe atunci când întreprinderile emit o „invitație la tratament”. Acest termen legal înseamnă pur și simplu că afacerea este dispusă să primească oferte cu privire la produse sau servicii, că dorește să angajeze un nou angajat sau că dorește să încheie un acord cu un furnizor. Cu alte cuvinte, afacerea este pregătită să încheie un contract dintr-un anumit motiv.

Autorizarea contractului

Odată ce o invitație la tratament este evidentă, afacerea poate accepta oferte pentru potențialul contract. Un angajat poate intra pentru o poziție disponibilă sau un vânzător poate depune o ofertă pentru a oferi un serviciu companiei, de exemplu. Compania poate începe acum să scrie contractul pe baza termenilor și condițiilor adecvate pentru acord. Acești termeni pot fi dictați de lege și uneori sunt specifici situației. Legea prevede ca angajații să primească un salariu minim, de exemplu, și acest lucru trebuie să se reflecte în contract. Deși, de asemenea, contractele pot fi încheiate verbal, majoritatea întreprinderilor încheie contracte autorizate sau scrise pentru a evita capcanele legale care pot apărea cu acordurile verbale. Compania dvs. ar putea lua în considerare solicitarea sfatului unui avocat pentru a crea un contract pentru a se asigura că limbajul juridic este legitim și corect.

Negociere

Negocierea are loc adesea simultan cu crearea contractului. Ambele părți ale acordului discută termenii și condițiile și decid asupra unui set de promisiuni și obligații reciproc agreabile. Legea contractelor impune ca între părțile unui contract să existe o afacere. Aceasta înseamnă că fiecare parte trebuie să ofere sau să schimbe ceva în beneficiul celeilalte. De exemplu, atunci când vindeți un produs unui client, acesta beneficiază de avantajul articolului și beneficiați de venituri.

Acceptare

Etapa de acceptare a procesului de gestionare a contractului este adesea cea mai frustrantă, deoarece una sau ambele părți ar putea să nu fie mulțumite de termenii și condițiile prezentate în contract. Dacă vindeți produse sau servicii, este posibil să nu aveți acest tip de problemă, deoarece clientul va cumpăra produsul sau nu. Cu toate acestea, dacă aveți de-a face cu vânzători sau cu angajarea angajaților, este posibil să trebuiască să reveniți la etapa negocierilor înainte ca contractul să fie acceptat.

Execuţie

Părțile care acceptă un contract fac de obicei ceva pentru a semnifica acceptarea. Aceasta se numește execuție. Într-un contract scris, executarea are loc atunci când ambele părți semnează contractul, adesea în fața unui martor. În contractele verbale, execuția se întâmplă în mod normal atunci când o parte dă bani în schimbul unui produs sau serviciu de la cealaltă. Într-un contract bazat pe servicii, executarea presupune și îndeplinirea obligațiilor sau obligațiilor prevăzute în contract. De exemplu, dacă angajați pe cineva pentru a vă vopsi biroul, acesta trebuie să o facă în termenii și limitele implicate în contract.

Asigurarea conformității

Managerul contractului sau proprietarul afacerii trebuie să se preocupe de asigurarea faptului că toți termenii și condițiile din contract sunt îndeplinite de ambele părți. Dacă una dintre părți nu reușește să se ridice la înălțimea negocierii, cealaltă parte poate acționa în judecată pentru încălcarea contractului, ceea ce poate fi costisitor. Acest pas al procesului este probabil cel mai important pentru a viziona.

Modificarea contractului

Uneori, una sau ambele părți la contract consideră că este necesar să își schimbe termenii sau condițiile. Pictorul pe care l-ați angajat s-ar putea să aibă nevoie de câteva zile în plus pentru a finaliza lucrarea sau s-ar putea să decideți să le acordați angajaților o majorare. În aceste cazuri, de obicei se emite un nou contract.

Audit și raportare

Majoritatea întreprinderilor efectuează audituri trimestriale, semestriale sau anuale. Aceste audituri oferă întreprinderii șansa de a se asigura că toate contractele pentru perioada respectivă au fost finalizate în mod corespunzător și că toate datoriile restante sunt preluate. Consiliul dvs. de administrație, investitorii sau alte părți interesate cheie ar putea dori, de asemenea, un raport al angajamentelor contractuale încheiate și în curs; procesul de audit vă oferă șansa de a aduna documentele pentru a dovedi modul în care ați cheltuit bani și resurse alocate.

Reînnoirea contractului

Dacă doriți să utilizați în continuare un anumit furnizor, trebuie să revizuiți periodic și să reînnoiți contractul. Poate fi necesar să repetați procesul contractual pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină cu privire la compensații, termeni și condiții.