Cum să organizați o întâlnire cu ajutorul dispozitivelor vizuale

Puteți angaja în mod eficient angajați și clienți la întâlniri, având la dispoziție ajutoare vizuale pentru a vă demonstra punctele și a le concentra atenția. Este greu pentru oricine să rămână interesat dacă o întâlnire constă într-o singură persoană care ține prelegeri pe un singur subiect. În schimb, proiectați imagini, cum ar fi diagrame, pe un ecran sau distribuiți fluturași atrăgători pentru a vă concentra publicul.

1

Introduceți o agendă pentru ședință, prezentând clar fiecare subiect care urmează să fie acoperit sau fiecare prezentare care trebuie făcută. Trimiteți agenda prin e-mail participanților cu o zi sau două în avans și aveți copii de hârtie pe care să le distribuiți la începutul ședinței. O agendă va ajuta la menținerea ședinței pe drumul cel bun.

2

Creați o prezentare de diapozitive pentru a însoți orice prezentări pe care le faceți în timpul întâlnirii. Utilizați grafice care arată clar datele despre care veți vorbi cu participanții. De exemplu, dacă discutați numărul de vânzări realizate în fiecare lună de magazinul dvs., creați un grafic cu bare care să prezinte vânzările lună de lună.

3

Faceți fișe cu aceleași ajutoare vizuale pe care le arătați cu diapozitivele și distribuiți-le în timpul întâlnirii. Participanții pot lua notițe direct pe fișe, apoi pot consulta cu ușurință informațiile ulterior.

4

Folosiți un blocnotes sau o tablă albă pentru a face brainstorming în timpul întâlnirii. Rugați o persoană să fie scribă și dați-i un marker. Puneți-l să scrie ideea centrală în mijlocul blocnotesului sau al tablei, apoi să traseze linii care să conecteze alte idei cu care vine echipa. Sarcina ta este să direcționezi sesiunea de idei și să menții lucrurile în mișcare. La sfârșitul întâlnirii, faceți o fotografie cu tablă albă și trimiteți imaginea prin e-mail participanților.

5

Folosiți videoclipul pentru a vă da punctul de vedere. Dacă întâlnirea dvs. este de a examina feedback-ul clienților, redați videoclipuri cu interviuri cu clienții sau o sesiune de focus grup, astfel încât dvs. și angajații să înțelegeți clar ce cred oamenii. Apoi, faceți brainstorming pentru noi modalități de a contribui la satisfacerea cerințelor clienților. Dacă evaluați o nouă campanie publicitară, redați un videoclip cu reclame potențiale și discutați care dintre acestea funcționează cel mai bine. Dacă dezvoltați idei pentru reclame, luați în considerare proiectarea videoclipurilor cu reclame despre care ați crezut că funcționează bine și solicitați echipei să discute avantajele și dezavantajele fiecăruia.