Provocările comunicării prin e-mail de afaceri

Managerii de afaceri comunică în mod regulat cu angajații, clienții și alte părți interesate prin e-mail. În timp ce comunicarea prin e-mail este rapidă și poate fi trimisă cu ușurință de pe un computer, telefon sau alt dispozitiv mobil, managerii resping e-mailul pentru provocările pe care le reprezintă mediul în companiile mari și mici.

Efecte

Trimiterea unui mesaj de e-mail nu este ca trimiterea unui plic sigilat prin serviciul poștal. Comunicările pe hârtie sunt mult mai puțin susceptibile de a fi citite de cineva pentru care mesajul nu este destinat. Acest lucru nu este adevărat cu e-mailul, care poate fi redirecționat de către destinatar oricui alege. Provocarea oricărui om de afaceri este să se gândească clar la conținutul mesajului de e-mail pe care urmează să îl trimită și la consecințele neintenționate ale informațiilor care se termină în caseta greșită.

Interval de timp

Uneori, un mesaj de e-mail se înfundă în „sistem” și nu este livrat timp de ore sau uneori chiar zile de la data la care a fost trimis. Vă așteptați la livrare aproape instantanee, dar nu este întotdeauna cazul. Marcarea precisă a datei și orei poate atenua o parte din această problemă. Dar este, de asemenea, important să luați în considerare în ce fus orar se află serverul de e-mail și cât de rezistent la idiot este mecanismul de trimitere.

Considerații

E-mailul a fost conceput pentru a îmbunătăți comunicațiile, făcându-l mai rapid și mai precis. Dar imprimarea mesajelor de e-mail pe imprimanta companiei învinge acest scop. Biroul „fără hârtie” este departe de a fi în cazul în care prea mulți angajați insistă să păstreze fișierele pe hârtie ale tuturor mesajelor de e-mail pe care le trimit sau le primesc.

Avertizare

E-mailul a ușurat să fii leneș. Deși există eficiențe evidente de obținut prin utilizarea e-mailului, asigurați-vă că echipa dvs. de vânzări nu folosește e-mailul ca o cârjă. Nu există nimic asemănător unei întâlniri calde în persoană pentru a închide o vânzare sau pentru a face o prezentare convingătoare pentru un potențial client.

Expert Insight

Așa cum oamenii de vânzări trebuie să se afle personal în fața clienților, managerii trebuie, de asemenea, să fie în legătură personală cu angajații, notează Shawn Smith de la Next Level Consulting, un consultant din New York pentru afacerile în creștere. Este prea ușor pentru manageri să stea în birouri închise și să trimită e-mail angajaților fără să discute cu ei individual. Chiar și cea mai succintă comunicare prin e-mail va avea nevoie de clarificări de către unii angajați.